Актуально на · Проверено: Юлия Исакова, HR-специалист, стаж 15 лет
Ассистент руководителя — должность с самой широкой и самой размытой зоной обязанностей во всей компании. Календарь, переписка, документы, поездки, контроль поручений, а нередко и личные задачи руководителя. Именно из-за этой широты инструкцию для помощника руководителя обычно пишут одной строкой: «выполняет поручения руководителя».
Такая формулировка не работает ни в одну сторону. Работодатель не может предъявить претензию за невыполнение — обязанность нигде не описана. Работник не может отказаться от задачи, явно выходящей за пределы трудовой функции, — границ тоже нет. А по ст. 60 ТК РФ требовать работу, не обусловленную трудовым договором, работодатель не вправе. Спор в такой конфигурации возникает почти неизбежно.
Профстандарт есть — в области документационного обеспечения управления; для коммерческих компаний не обязателен, но даёт готовую структуру функций - Два пункта, которые решают большинство конфликтов: границы поручений и указание, кто вправе их давать - Ненормированный день оформляется не инструкцией, а договором и ПВТР — и требует дополнительного отпуска не менее 3 дней - Инструкция под вашу компанию — 690 ₽, полный комплект приёма — 2 990 ₽, готово в течение рабочего дня
Базовый перечень для помощника руководителя. Под конкретную компанию он сужается или расширяется в зависимости от уровня доступа.
Формулировку «иные поручения руководителя» оставлять можно, но обязательно с оговоркой «в пределах трудовой функции, предусмотренной настоящей инструкцией». Без неё пункт противоречит ст. 60 ТК РФ.
Для этой должности в реестре Минтруда действует профстандарт в области организационного и документационного обеспечения управления организацией. Он охватывает функции секретаря, помощника и ассистента руководителя, разделяя их по уровням квалификации: от технического обеспечения работы приёмной до организационной поддержки деятельности руководителя.
Для большинства коммерческих организаций применение этого профстандарта не обязательно — обязательность возникает, когда закон связывает с должностью льготы, ограничения или прямые квалификационные требования. Но опираться на него выгодно: он даёт готовую и юридически выверенную структуру трудовых функций, которую не нужно придумывать. Инструкция, построенная на нём, выглядит убедительнее и при проверке, и в суде.
Практический подход такой: взять из профстандарта уровень, соответствующий вашей вакансии, перенести трудовые функции — и дополнить их тем, чего в стандарте нет, но что составляет половину реальной работы ассистента.
Общие положения. Подчинение прямое, конкретному руководителю, с указанием должности. Здесь же пункт, который почти всегда пропускают: вправе ли другие сотрудники давать ассистенту поручения. Если не оговорить, он превращается в общий ресурс компании, а отвечает за это его руководитель. - Трудовые функции. Организационное обеспечение работы руководителя, документационное обеспечение, информационно-аналитическая поддержка, организация поездок и мероприятий. - Должностные обязанности. Развёрнутый перечень — в разделе выше. - Права. Ключевое право ассистента — запрашивать информацию у любых подразделений от имени руководителя. Без него он физически не сможет контролировать исполнение поручений. Плюс доступ к необходимым системам и право согласовывать время встреч. - Ответственность. За сохранность документов, за соблюдение конфиденциальности, за достоверность подготовленных материалов, за соблюдение сроков.
Фрагмент из нашего шаблона. Полная версия включает все пять разделов и настраивается под вашу структуру, режим работы и уровень доступа.
1. Общие положения
1.1. Ассистент руководителя относится к категории специалистов.
1.2. На должность принимается лицо, имеющее среднее профессиональное или высшее образование, а также опыт работы в области организационного обеспечения деятельности руководителя не менее ______ (указать при необходимости).
1.3. Ассистент руководителя подчиняется непосредственно ______________________ (указать должность руководителя).
1.4. Поручения ассистенту руководителя даются непосредственным руководителем. Поручения иных должностных лиц принимаются к исполнению только по согласованию с непосредственным руководителем.
2. Должностные обязанности
Ассистент руководителя обязан:
2.1. Осуществлять ведение календаря руководителя, планировать и согласовывать деловые встречи, совещания и иные мероприятия.
2.2. Принимать, регистрировать и обрабатывать поступающую в адрес руководителя корреспонденцию, обеспечивать её своевременную передачу.
2.3. Осуществлять подготовку и оформление документов по поручению руководителя в соответствии с требованиями, установленными в Организации.
2.4. Вести учёт поручений руководителя, контролировать сроки их исполнения и информировать руководителя о ходе исполнения.
2.5. Организовывать деловые поездки: бронирование, оформление документов, подготовку маршрута и программы.
2.6. Обеспечивать сохранность документов, поступающих к руководителю и находящихся в его ведении.
2.7. Соблюдать конфиденциальность сведений, ставших известными в связи с исполнением трудовых обязанностей, включая содержание документов, переписки, переговоров и совещаний, а также персональные данные работников и контрагентов Организации.
2.8. Не разглашать и не использовать в личных целях информацию, полученную в ходе обеспечения деятельности руководителя, как в период работы, так и после прекращения трудовых отношений — в пределах, установленных законодательством и локальными нормативными актами Организации.
[В полной версии — «Трудовые функции», «Права», «Ответственность», приложение с порядком контроля поручений.]
Пропишем фактическое подчинение, круг лиц, которые вправе ставить задачи, уровень доступа к информации и режим работы. Готово в течение рабочего дня.
Инструкция — 690 ₽Анкета 5 минут. Не соответствует заявленному составу — вернём оплату.
Можно — фрагмент образца опубликован выше на этой странице. Но у этой должности есть особенность, из-за которой типовой файл помогает меньше, чем в других случаях.
Ассистент — это не набор универсальных функций, а роль, полностью производная от конкретного руководителя. У одного помощник ведёт только календарь и почту, у другого готовит аналитику, участвует в совещаниях и контролирует поручения директоров. Требования к квалификации, уровень доступа и ответственность в этих двух случаях различаются принципиально, и подставить их в скачанный шаблон «по аналогии» не получится: нужно решить, где проходит граница, и решить именно у вас.
Второе — ненормированный рабочий день, который для этой должности почти норма. Ни один образец инструкции его не оформит: он вводится трудовым договором и правилами внутреннего трудового распорядка, а следом за ним идёт дополнительный оплачиваемый отпуск не менее трёх календарных дней по ст. 119 ТК РФ. Про этот отпуск забывают регулярно, и это прямое нарушение, которое инспекция выявляет без труда.
Поэтому образец полезен как структура. Работающий документ — это связка инструкции, договора и ПВТР, собранная под конкретного руководителя.
Уровень доступа к информации. Ассистент видит переписку руководителя, условия договоров, финансовые документы, кадровые решения до их объявления. По объёму доступа он сопоставим с топ-менеджером, а по оформлению — с рядовым специалистом. Это несоответствие и есть главный риск должности. - Границы поручений. Самый частый источник конфликта. «Иные поручения» допустимы только с оговоркой о пределах трудовой функции — иначе задачи личного характера формально становятся обязанностью, что противоречит ст. 60 ТК РФ. - Кто вправе давать поручения. Если не указать, что задачи ставит только непосредственный руководитель, ассистента начнёт нагружать вся компания. Решается одной фразой в общих положениях. - Ненормированный рабочий день. Оформляется трудовым договором и ПВТР, плюс дополнительный отпуск не менее трёх календарных дней. - Работа с персональными данными. Списки участников, паспортные данные для командировок, контакты — постоянно. Нужен и допуск к обработке ПДн, и соответствующий пункт в инструкции. - Доступ к почте и календарю руководителя. Технически ассистент часто действует от его имени. Что он вправе отправлять сам, а что только по согласованию — стоит зафиксировать явно.
Инструкция состоит из одной строки про поручения. Формально документ есть, фактически он не описывает ничего и не защищает никого. - Взят шаблон секретаря. Секретарь обеспечивает работу приёмной, ассистент — деятельность руководителя. У второго добавляются контроль поручений и подготовка материалов. - Нет пункта о конфиденциальности — при доступе к самой чувствительной информации компании. Самая опасная ошибка в этой должности. - Не ограничен круг лиц, дающих поручения — перегрузка, выгорание и споры о приоритетах. - Ненормированный день указан только в инструкции. Он должен быть в договоре и ПВТР, иначе не действует, а допотпуск предоставить всё равно придётся. - Требования к квалификации завышены — например, обязательное высшее профильное образование, которого у большинства сильных ассистентов нет.
Обязательство о неразглашении — здесь оно нужнее, чем почти на любой другой позиции, и должно охватывать не только коммерческую информацию, но и содержание переписки, переговоров и кадровых решений. Допуск к обработке персональных данных — ассистент работает с данными работников и контрагентов постоянно. Условие о ненормированном рабочем дне в трудовом договоре плюс включение должности в соответствующий перечень в ПВТР — вместе с дополнительным отпуском.
Далее стандартно: приказ о приёме, согласие на обработку персональных данных работника, лист ознакомления с локальными актами и чек-лист со сроками подписания — часть документов подписывается строго до начала работы. Полный состав комплекта — на главной.
По трудовому договору — нет: требовать работу, не обусловленную договором, запрещено ст. 60 ТК РФ. На практике вопрос решается либо расширением трудовой функции в инструкции с соответствующей оплатой, либо отдельными договорённостями за пределами трудовых отношений. Молчаливое ожидание, что ассистент «и так всё сделает», — источник большинства конфликтов в этой должности.
Как правило, да: названия используются взаимозаменяемо. Важно, чтобы должность в инструкции, трудовом договоре и штатном расписании называлась одинаково.
Нет. Секретарь обеспечивает работу приёмной и документооборот, ассистент — деятельность конкретного руководителя, включая контроль поручений и подготовку материалов. Разные уровни квалификации и разные инструкции.
Для большинства коммерческих организаций — нет. Но использовать его структуру выгодно: она даёт готовый и юридически корректный перечень трудовых функций.
Условие вносится в трудовой договор, должность включается в перечень в ПВТР, работнику предоставляется дополнительный оплачиваемый отпуск не менее трёх календарных дней.
Можно, если это реальная часть работы, — но тогда и требования к квалификации, и ответственность должны быть описаны соответствующим образом. Формулировка «помогает бухгалтерии» не значит ничего.
Соберём комплект целиком: инструкцию с очерченными границами поручений, трудовой договор с условием о режиме, приказ, согласия, допуск к обработке ПДн и обязательство о неразглашении.
Весь комплект — 2 990 ₽ Только инструкция — 690 ₽Правки в течение 3 дней бесплатно.
Секретарь · Офис-менеджер · Специалист по кадрам · Юрисконсульт