Должностная инструкция офис-менеджера — образец 2026 года

Актуально на 21 сентября 2026 · Проверено: Юлия Исакова, HR-специалист, стаж 15 лет

В малом бизнесе офис-менеджеру достаётся всё, что не подпадает под другие должности: от заказа воды и вызова мастера до встречи гостей и бронирования гостиницы для директора. Без письменной инструкции это заканчивается одинаково — либо на человека вешают чужие обязанности «раз уж он всё равно тут», либо при споре о пропавшей коробке с техникой невозможно понять, кто за неё отвечал.

На этой странице — какие функции у офис-менеджера действительно свои, где заканчивается его зона и начинается зона секретаря или подрядчика по обслуживанию, и когда закупки и склад канцелярии требуют отдельного договора о материальной ответственности.

Что определить до составления инструкции

Прежде чем описывать обязанности, стоит зафиксировать вводные, от которых зависит содержание документа:

• что входит в «офис» — одно помещение или несколько площадок, есть ли склад канцелярии и хозтоваров под личную ответственность офис-менеджера;
• совмещает ли офис-менеджер кадровое делопроизводство или закупки — если да, это отдельный пункт обязанностей и, возможно, доплата за совмещение;
• лимит самостоятельной закупки — до какой суммы офис-менеджер заказывает сам, а что требует согласования;
• кому подчиняется — напрямую руководителю или административному директору;
• доступ к деньгам — есть ли подотчётные суммы на хозрасходы, кто выдаёт и принимает авансовые отчёты.

Должностные обязанности офис-менеджера

Базовый перечень для офис-менеджера, отвечающего за жизнеобеспечение одного офиса. Таблица — типовое разделение, а не исчерпывающий список: часть функций правого столбца в маленькой компании может выполнять сам руководитель.

Зона работы	Обычные функции офис-менеджера	Что остаётся у руководителя или подрядчика	Что согласовать
Снабжение и хозтовары	Заявки на закупку, приёмка поставок, учёт расходных материалов	Выбор поставщика при крупных суммах, утверждение бюджета	Лимит суммы для самостоятельной закупки без согласования
Оргтехника и помещение	Контроль исправности, вызов сервиса, взаимодействие с арендодателем	Договор на обслуживание и его условия подписывает руководитель	Кто хранит ключи и коды доступа в отсутствие офис-менеджера
Входящие обращения и почта	Приём звонков, распределение по адресатам, приём и отправка корреспонденции	Содержательный ответ по существу вопроса готовит профильный сотрудник	Срок передачи обращения адресату
Совещания и поездки	Бронирование, оповещение участников, сбор документов для авансового отчёта	Повестку и состав участников определяет инициатор совещания	Кто утверждает командировочные расходы сверх типовых
Приём посетителей	Встреча, оформление пропусков, подготовка переговорных	Решение о допуске конкретного посетителя — за руководителем или службой безопасности	Кто выдаёт временные пропуска, если офис-менеджер отсутствует
Учёт материальных ценностей офиса	Ведение учёта закреплённого имущества, участие в инвентаризациях	Решение о списании и его причины утверждает руководитель	Нужен ли договор о материальной ответственности (см. ниже)

• обрабатывать персональные данные посетителей и работников только в объёме, необходимом для пропусков и организации поездок, и в порядке, установленном локальными актами;
• незамедлительно сообщать руководителю об авариях, неисправностях и происшествиях в офисе;
• запрашивать у подразделений сведения, необходимые для обеспечения работы офиса.

Где заканчиваются обязанности офис-менеджера

Общая формулировка «обеспечивает работу офиса» ничего не говорит о том, кто отвечает за документооборот руководителя, а кто — за исправность принтера. При споре о невыполненном поручении важно, было ли оно вообще частью функции офис-менеджера:

• документооборот и приём обращений от имени руководителя — это функция секретаря, если такая должность есть в штате отдельно;
• персональная поддержка руководителя (личные поручения, работа с конфиденциальной информацией руководителя) — задача помощника руководителя, а не офис-менеджера;
• кадровое делопроизводство — отдельная функция специалиста по кадрам; если её фактически выполняет офис-менеджер, это фиксируется явным пунктом или оформляется совмещением.

Если в штате есть отдельная должность секретаря, стоит сверить обе инструкции, чтобы приём звонков и корреспонденции не оказался прописан у обоих одновременно.

Нужен ли профстандарт

Под названием «офис-менеджер» профстандарта в реестре Минтруда нет. Ближайший по содержанию — 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (приказ Минтруда от 15.06.2020 № 333н). Он описывает документационное обеспечение управления в целом, но не хозяйственную часть офиса — снабжение, закупки, работу с подрядчиками. Для коммерческой организации он рекомендателен (ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ): работодатель вправе установить квалификационные требования самостоятельно, а стандарт удобно использовать как источник формулировок для документационной части функции.

На практике это означает, что квалификационные требования к офис-менеджеру устанавливает сам работодатель — например, опыт административной работы вместо конкретного образования — и это не нарушение, а нормальная ситуация для должности, обязательные требования к которой закон не задаёт.

Что должно быть в инструкции: пять разделов

• Общие положения. Кем принимается и увольняется, кому подчиняется. Отдельно — ставка (полная или неполная) и то, входит ли в обязанности совмещение с кадровым делопроизводством или закупками.
• Трудовые функции. Укрупнённо: обеспечение офиса, документооборот в пределах поручений, приём посетителей и организация поездок.
• Должностные обязанности. Развёрнутый перечень по зонам — см. таблицу выше. Самый объёмный раздел, на который ссылаются при спорах о невыполненном поручении.
• Права. Право запрашивать у подразделений сведения для обеспечения работы офиса, вносить предложения по организации закупок; доступ к системам учёта закупок и пропускной системе.
• Ответственность. Дисциплинарная — за нарушение сроков и порядка; материальная — по общему правилу в пределах среднего заработка (ст. 241 ТК РФ), если нет отдельного договора о полной материальной ответственности.

Фрагмент образца должностной инструкции

Фрагмент из нашего шаблона. Полная версия включает все пять разделов и настраивается под ваш офис, закупки и подчинение.

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет трудовую функцию, обязанности, права и ответственность работника в должности «Офис-менеджер».

1.2. Работник назначается и освобождается от должности приказом руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно ______________________ (указать: руководитель Организации / административный директор).

1.4. Требования к квалификации устанавливаются работодателем; обязательных требований законодательство для должности не предусматривает.

1.5. В своей деятельности работник руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами Организации, настоящей должностной инструкцией.

3. Должностные обязанности

Работник обязан:

3.1. Обеспечивать бесперебойную работу офиса: контролировать наличие расходных материалов и исправность оргтехники.

3.2. Принимать и распределять входящие обращения и корреспонденцию, обеспечивать их регистрацию в установленной форме.

3.3. Формировать заявки на закупку хозяйственных и канцелярских товаров в пределах установленного лимита, принимать поставки по документам.

3.4. Организовывать приём посетителей и служебные поездки работников: бронирование, оформление пропусков, сбор документов для авансового отчёта.

[В полной версии — раздел 2 «Трудовые функции», раздел 4 «Права», раздел 5 «Ответственность», формулировки под ваш офис и лимиты закупок.]

Можно ли скачать бесплатный образец

Можно — фрагмент выше показывает структуру документа. Вопрос в том, что делать с пропусками, которые в общем образце не заполнены.

Первый пропуск — граница с соседними должностями. Типовой образец из интернета обычно не разводит офис-менеджера, секретаря и помощника руководителя: в маленькой компании их функции сливаются в один текст, и потом непонятно, кто отвечает за пропавшую посылку — тот, кто её принял, или тот, кто должен был передать адресату.

Второй пропуск — материальная ответственность. Многие образцы либо вписывают «несёт полную материальную ответственность» без всяких оснований, либо вообще не упоминают тему, хотя офис-менеджер часто ведёт учёт канцелярии и подотчётные суммы.

Поэтому честный ответ: бесплатный образец полезен, чтобы понять объём документа. Подписывать стоит инструкцию, собранную под ваш офис и структуру закупок, — мы делаем это за 690 ₽ в течение рабочего дня после оплаты.

Что специфично для этой должности

• Совмещение с секретарём или кадровиком. В компаниях до 15–20 человек офис-менеджер часто выполняет функции секретаря или частично ведёт кадровые документы. Если так — это отдельный пункт обязанностей в инструкции, а не подразумеваемая часть «обеспечения офиса».
• Материальная ответственность возникает не из названия. Договор о полной материальной ответственности заключается, только если офис-менеджеру фактически вверены ценности — склад канцелярии, подотчётные суммы на хозрасходы — и эта работа входит в перечень приказа Минтруда от 16.04.2025 № 251н. Без такого договора действует общий предел ответственности в пределах среднего заработка (ст. 241 ТК РФ).
• Доступ к персональным данным. Через оформление пропусков и организацию поездок офис-менеджер обрабатывает данные посетителей и работников — его нужно включить в перечень лиц, допущенных к обработке ПДн, с объёмом доступа, ограниченным этими задачами.
• Взаимодействие с подрядчиками. Договоры на обслуживание техники, аренду, клининг подписывает руководитель; офис-менеджер контролирует исполнение и первым замечает нарушения — это стоит прямо закрепить как обязанность, а не право.

Нормы, на которые опирается инструкция: ст. 60.2, 241 ТК РФ; ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ; профстандарт 07.002 (приказ Минтруда от 15.06.2020 № 333н); приказ Минтруда от 16.04.2025 № 251н; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Применимость договора о полной материальной ответственности к конкретному набору ценностей стоит подтвердить отдельно.

Типичные ошибки шаблонов из интернета

• «Выполняет поручения руководителя» как основная обязанность. Формулировка без предметного перечня не защищает ни работника, ни работодателя при споре о невыполненной задаче.
• Нет границы с секретарём. Приём звонков и корреспонденции прописан у обеих должностей одинаково — при совмещении это создаёт путаницу, при разделении ролей — прямой конфликт обязанностей.
• «Несёт полную материальную ответственность» вписано без оснований. Без отдельного письменного договора и работы из перечня приказа № 251н эта фраза не создаёт полной материальной ответственности сама по себе.
• Не указан лимит самостоятельной закупки. Офис-менеджер либо согласовывает каждую покупку канцелярии, либо тратит без ограничений — обе крайности порождают конфликты.
• Нет пункта о работе с персональными данными, хотя офис-менеджер регулярно видит данные посетителей и сотрудников при оформлении пропусков и поездок.

Что ещё оформить при приёме офис-менеджера

Инструкция — только один из документов приёма, которые запрашивают при проверке. Для офис-менеджера отдельно стоит учесть два момента.

• Договор о материальной ответственности — оформляется отдельно, только если офис-менеджеру фактически вверены ценности из перечня приказа № 251н; в полный комплект оформления приёма не входит.
• Перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных — офис-менеджера стоит включить туда до того, как он начнёт оформлять первый пропуск посетителю.

Остальное стандартно: трудовой договор, приказ о приёме, согласие на обработку персональных данных и лист ознакомления с локальными актами. Заполните анкету — предпросмотр соберёт полный состав комплекта под вашу ситуацию.

Чек-лист перед утверждением

• зона ответственности офис-менеджера отделена от секретаря и помощника руководителя;
• указан лимит суммы для самостоятельной закупки без согласования;
• явно отражено, совмещает ли офис-менеджер кадровое делопроизводство или иные функции;
• решён вопрос материальной ответственности — по общему правилу или отдельным договором;
• офис-менеджер включён в перечень допущенных к обработке персональных данных;
• инструкция утверждена приказом, работник ознакомлен под подпись.

Вопросы по должности

Есть ли профстандарт для офис-менеджера?

Отдельного профстандарта под названием «офис-менеджер» нет. Ближайший по содержанию — профстандарт 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (приказ Минтруда от 15.06.2020 № 333н), но он описывает документационное обеспечение в целом, а не хозяйственную часть офиса. Для коммерческой организации он рекомендателен (ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ) и годится как источник формулировок, а не как обязательное требование к квалификации.

Чем офис-менеджер отличается от секретаря?

Секретарь ведёт документооборот и обслуживает конкретного руководителя, офис-менеджер отвечает за жизнеобеспечение офиса целиком: закупки, оргтехнику, подрядчиков. В малом бизнесе одному человеку нередко поручают обе роли, но в трудовых документах должна быть одна должность с полным перечнем обязанностей — а не расчёт на то, что «и так понятно». Подробнее — в должностной инструкции секретаря.

Нужен ли офис-менеджеру договор о полной материальной ответственности?

Не автоматически. Договор заключается, если офис-менеджеру фактически вверены ценности — склад канцелярии, подотчётные суммы на хозрасходы — и эта работа входит в перечень, утверждённый приказом Минтруда от 16.04.2025 № 251н. Если таких ценностей нет, действует общий предел материальной ответственности в размере среднего заработка (ст. 241 ТК РФ).

Офис-менеджер по факту ведёт часть кадровых документов — это нормально?

Это частая ситуация в компаниях без отдельного кадровика, но её нужно отразить прямо: либо в инструкции офис-менеджера отдельным пунктом с доступом к соответствующим персональным данным, либо оформить как совмещение по ст. 60.2 ТК РФ с доплатой. Молчаливое исполнение кадровых функций «по факту» — источник спора при проверке или увольнении.

Как оформить обработку персональных данных, с которыми работает офис-менеджер?

Офис-менеджер видит данные посетителей при оформлении пропусков и данные сотрудников при организации поездок — это требует включения в перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных, и обработки строго в объёме, установленном локальными актами работодателя (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Можно ли оформить офис-менеджера на неполную ставку или по совместительству?

Да, режим работы и ставка — условия трудового договора, а не инструкции. В инструкции при этом стоит явно указать объём обязанностей на фактическую занятость: пропорционально сокращённое время работы не должно превращаться в полный набор функций «по умолчанию».

Похожие должности

Секретарь · Ассистент руководителя · Специалист по кадрам · Бухгалтер