Должностная инструкция специалиста по кадрам — образец 2026 года

Актуально на 21 сентября 2026 · Проверено: Юлия Исакова, HR-специалист, стаж 15 лет

Инструкция кадровика — тот редкий документ, который проверяющие читают буквально: этот сотрудник сам оформляет такие документы всем остальным, и если у него самого инструкция с пробелами, вопрос «а кто у вас за это отвечает» звучит особенно неудобно.

Два блока чаще всего теряются в типовых шаблонах: воинский учёт, который на кадровика нельзя просто «повесить» без приказа и доплаты, и сроки кадровой отчётности, нарушение которых штрафуется отдельно от общих трудовых споров. На этой странице — как закрыть оба пробела и провести границу с рекрутером.

Что определить до составления инструкции

Прежде чем описывать обязанности, стоит зафиксировать вводные, которые определяют содержание документа:

• возложен ли воинский учёт — приказом, отдельно от основной функции, с доплатой, если это дополнительная работа;
• ведёт ли кадровик табель учёта рабочего времени — по всей компании или по конкретным подразделениям;
• ведутся ли личные дела работников — это решение работодателя, а не обязательное требование;
• кому подчиняется — напрямую руководителю или руководителю кадровой службы, если она есть;
• единственный ли это кадровик в штате — от этого зависит объём отчётности, который реально ложится на одного человека.

Должностные обязанности специалиста по кадрам

Базовый перечень для кадровика, ведущего документационное обеспечение работы с персоналом. Таблица — типовое разделение, а не исчерпывающий список: в компании без отдельной кадровой службы часть решений правого столбца принимает сам руководитель.

Зона работы	Обычные функции кадровика	Что остаётся у руководителя	Что согласовать
Приём, перевод, увольнение	Готовит договоры, приказы, уведомления, знакомит работников под подпись	Решение о найме, переводе или увольнении принимает руководитель	Срок передачи документов на подпись
Отчётность в СФР	Подаёт сведения ЕФС-1 о приёме и увольнении в установленный срок	—	Кто уведомляет кадровика о дате фактического приёма или увольнения
Трудовые книжки и СТД-Р	Ведёт записи, выдаёт сведения о трудовой деятельности по запросам работников	—	Срок выдачи справок по запросу (типично — три дня)
График отпусков	Составляет график, контролирует соблюдение, оформляет отпуска и переносы	Утверждение графика — за руководителем	Сроки подачи заявлений на перенос отпуска
Воинский учёт	Ведёт при наличии приказа о возложении — карточки, сверки, сведения в военкоматы	Решение о возложении функции — за руководителем, приказом	Доплата, если это дополнительная работа сверх основной функции
Персональные данные	Обрабатывает ПДн работников строго в объёме и целях, установленных локальными актами	Режим защиты ПДн в целом определяет ответственный за ПДн	Включение в перечень допущенных лиц

• вести кадровую документацию и обеспечивать её хранение по срокам, установленным законодательством об архивном деле;
• готовить кадровую отчётность и данные для статистики;
• отслеживать изменения трудового законодательства и информировать руководителя о необходимости обновления документов.

Где заканчиваются обязанности специалиста по кадрам

Фраза «ведёт кадровое делопроизводство» стирает границу между оформлением решений и их принятием. Одной такой фразой в инструкции нельзя переносить на кадровика:

• поиск, оценку и отбор кандидатов до решения о найме — это функция рекрутера, если такая должность выделена отдельно;
• решение о приёме, переводе, увольнении и размере оплаты — оно остаётся за руководителем, кадровик готовит документы по уже принятому решению;
• расчёт заработной платы по данным табеля — эта функция у бухгалтера, кадровик отвечает за то, чтобы табель и приказы попали к бухгалтеру в срок.

Если в штате есть отдельная должность рекрутера, стоит сверить обе инструкции, чтобы обязанности по подбору и оформлению не пересекались и не выпадали одновременно.

Нужен ли профстандарт

Действует профстандарт 07.003 «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н, действует до 01.09.2028) — обобщённая трудовая функция A «Документационное обеспечение работы с персоналом». Для коммерческой организации он рекомендателен (ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ): работодатель вправе установить требования к квалификации самостоятельно, а формулировки функции A удобно использовать как основу для трудовых функций в инструкции.

Требования к образованию по этому профстандарту предусматривают несколько равнозначных вариантов — от среднего профессионального образования с переподготовкой и стажем не менее трёх лет до высшего образования без требований к стажу. Указывать их в инструкции стоит только если работодатель решил опираться именно на профстандарт как источник требований, а не сочинять формулировку заново.

Что должно быть в инструкции: пять разделов

• Общие положения. Кому подчиняется, кем назначается и увольняется; единственный ли это кадровик в компании.
• Трудовые функции. Укрупнённо: документационное обеспечение приёма и увольнений, ведение трудовых книжек, обработка персональных данных, кадровая отчётность.
• Должностные обязанности. Развёрнутый перечень по зонам — см. таблицу выше, с явным указанием сроков подачи отчётности.
• Права. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушениями; запрашивать у работников документы, предусмотренные ТК РФ.
• Ответственность. Дисциплинарная — за нарушение сроков кадрового документооборота и отчётности; отдельно стоит упомянуть, что штраф за нарушение срока подачи сведений в СФР или отсутствие воинского учёта налагается на организацию, а не автоматически на кадровика.

Фрагмент образца должностной инструкции

Фрагмент из нашего шаблона. Полная версия включает все пять разделов и настраивается под ваш штат, воинский учёт и график отпусков.

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет трудовую функцию, обязанности, права и ответственность работника в должности «Специалист по кадрам».

1.2. Работник назначается и освобождается от должности приказом руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно ______________________ (указать: руководитель Организации / руководитель кадровой службы).

1.4. Требования к квалификации: ______________________ (указать по профстандарту 07.003 либо самостоятельно установленные работодателем).

1.5. В своей деятельности работник руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами Организации, настоящей должностной инструкцией.

3. Должностные обязанности

Работник обязан:

3.1. Оформлять приём, переводы, отпуска и увольнения работников: готовить договоры, соглашения, приказы, уведомления.

3.2. Подавать сведения ЕФС-1 в СФР в установленные сроки.

3.3. Вести трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (СТД-Р) работников.

3.4. Составлять график отпусков, контролировать его соблюдение, оформлять отпуска и переносы.

[В полной версии — раздел 2 «Трудовые функции», раздел 4 «Права», раздел 5 «Ответственность», формулировки под ваш штат и воинский учёт.]

Можно ли скачать бесплатный образец

Можно — фрагмент выше показывает структуру документа. Вопрос в том, что делать с пропусками, которые в общем образце не заполнены.

Первый пропуск — воинский учёт. Большинство образцов либо вообще не упоминают эту функцию, либо включают её как обычную обязанность без приказа о возложении и без упоминания доплаты, если это дополнительная работа.

Второй пропуск — сроки отчётности. Общая фраза «ведёт кадровую отчётность» не говорит, в какой срок подаются сведения в СФР, а именно нарушение срока — самая частая находка при проверке.

Поэтому честный ответ: бесплатный образец полезен, чтобы понять объём документа. Подписывать стоит инструкцию, собранную под ваш штат и функции, реально возложенные на кадровика, — мы делаем это за 690 ₽ в течение рабочего дня после оплаты.

Что специфично для этой должности

• Воинский учёт — только при возложении. Функция и обязанность включаются в инструкцию, только если оформлен приказ об организации воинского учёта. Если это дополнительная работа к основной функции кадровика, она оформляется поручением и доплатой по ст. 60.2 и 151 ТК РФ, а не просто добавляется в перечень обязанностей.
• Сроки подачи сведений о приёме и увольнении в военкомат. Действующее Положение о воинском учёте (постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719, с изменениями) устанавливает срок 5 календарных дней с момента приёма или увольнения. Точную формулировку и приложение стоит сверить по действующей редакции на дату утверждения инструкции.
• Табель учёта рабочего времени. Если ведение табеля на кадровика не возложено, пункт из инструкции снимается целиком, а не остаётся «на всякий случай».
• Личные дела — по решению работодателя. Для коммерческих организаций это необязательная практика: вести их стоит только при принятом локальном акте, без избыточного копирования документов работника.

Нормы, на которые опирается инструкция: ст. 60.2, 151 ТК РФ; ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ; профстандарт 07.003 (приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н); постановление Правительства РФ от 27.11.2006 № 719 «Об утверждении Положения о воинском учёте»; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных». Сроки подачи сведений ЕФС-1 и отчётности в военкомат стоит сверять на дату утверждения инструкции — они периодически уточняются.

Типичные ошибки шаблонов из интернета

• Воинский учёт включён без приказа о возложении. Формулировка «ведёт воинский учёт» без основания и без упоминания доплаты за дополнительную работу.
• Не разведены функции кадровика и рекрутера. Одна инструкция описывает и подбор персонала, и документационное оформление — при совмещении ролей это нужно указать явно, а не подразумевать.
• Нет сроков отчётности. Общая фраза «готовит кадровую отчётность» без срока подачи сведений в СФР — типичная находка при проверке ГИТ.
• Личные дела включены как обязательные, хотя для коммерческой организации это решение работодателя, а не требование закона.
• Не указан срок выдачи справок работникам по запросу, хотя закон устанавливает конкретный срок и его нарушение — самостоятельное основание для жалобы.

Что ещё оформить при приёме специалиста по кадрам

Кадровику, как и любому сотруднику, при приёме оформляют трудовой договор, приказ, согласие на обработку персональных данных и лист ознакомления. Но здесь есть нюанс: этот человек сам будет вести кадровые документы остальных, поэтому особенно важны обязательство о неразглашении и корректное ознакомление с положением о персональных данных — кадровик получает доступ к самым чувствительным данным компании с первого дня.

Заполните анкету — предпросмотр соберёт полный состав комплекта под вашу ситуацию.

Чек-лист перед утверждением

• указано, возложен ли воинский учёт, и если да — отдельным приказом и с доплатой, если это дополнительная работа;
• указаны сроки отчётности: подача ЕФС-1, срок выдачи справок работникам;
• решён вопрос ведения личных дел — обязательно только при принятом локальном акте;
• отражена обработка персональных данных работников и включение кадровика в перечень допущенных лиц;
• граница с рекрутером прописана, а не подразумевается;
• инструкция утверждена приказом, работник ознакомлен под подпись.

Вопросы по должности

Обязателен ли профстандарт 07.003 для кадровика?

Нет, для коммерческой организации профстандарт 07.003 «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н, действует до 01.09.2028) рекомендателен (ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ). Обязательные требования к образованию закон устанавливает только для отдельных категорий работодателей, если это прямо предусмотрено законом — для обычного ООО таких требований нет.

Можно ли поручить кадровику ведение воинского учёта?

Можно, но не «по умолчанию»: функция возлагается отдельным приказом об организации воинского учёта. Если это дополнительная работа сверх основной функции кадровика, по ст. 60.2 и 151 ТК РФ она оформляется поручением и доплатой, а не просто добавляется в перечень обязанностей без изменения оплаты.

Как оформить обработку персональных данных сотрудников, которые ведёт кадровик?

Кадровик всегда включается в перечень лиц, допущенных к обработке персональных данных, — эта должность работает с ПДн всего штата по определению. Обязанность обрабатывать их строго в объёме и целях, установленных локальными актами, и соблюдать режим защиты ПДн фиксируется отдельным пунктом (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).

Нужно ли кадровику вести личные дела сотрудников?

Для коммерческих организаций ведение личных дел не обязательно по умолчанию — это решение работодателя, закреплённое локальным актом. Если личные дела не ведутся, пункт из инструкции просто снимается; обязательными остаются трудовые книжки, сведения о трудовой деятельности и кадровая документация, для которой законодательство устанавливает сроки хранения.

Чем кадровик отличается от рекрутера?

Кадровик оформляет документы по уже принятым решениям: приём, переводы, отпуска, увольнения. Рекрутер ищет и оценивает кандидатов до решения о найме. Это разные обобщённые трудовые функции одного профстандарта 07.003, и смешивать их обязанности в одной инструкции не стоит. Подробнее — в должностной инструкции рекрутера.

В какой срок кадровик подаёт сведения ЕФС-1 в СФР?

Сведения о приёме и увольнении подаются не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа о приёме либо заключения или прекращения договора. Срок стоит закрепить в инструкции явно, а не общей фразой «ведёт отчётность», — именно он чаще всего оказывается нарушен при проверке.

Похожие должности

Рекрутер · Бухгалтер · Юрисконсульт · Специалист по охране труда