Должностная инструкция рекрутера — образец 2026 года

Актуально на 21 сентября 2026 · Проверено: Юлия Исакова, HR-специалист, стаж 15 лет

Рекрутера часто оформляют инструкцией специалиста по кадрам — они действительно из одного профстандарта, но по факту это разные функции: рекрутер ищет и оценивает людей, кадровик оформляет уже принятые решения. Инструкция, написанная для одной роли, у другой оставляет либо пустоты, либо дублирующие обязанности.

Вторая проблема — вакансии и работа с персональными данными кандидатов до трудоустройства. Лишнее слово о возрасте в объявлении или резюме, которое год лежит без основания для хранения, — это не мелочь, а конкретный риск штрафа. На этой странице — как закрыть оба вопроса.

Что определить до составления инструкции

Прежде чем описывать обязанности, стоит зафиксировать вводные, которые определяют содержание документа:

• какие каналы поиска использует рекрутер — job-сайты, соцсети, реферальные программы, кадровые агентства;
• на каком этапе заканчивается его участие — до выхода кандидата на работу или он же готовит документы для оформления;
• совмещает ли рекрутер кадровое делопроизводство — если да, это отдельный пункт, а не подразумеваемое расширение обязанностей;
• срок хранения резюме и анкет отказников — устанавливается локальным актом работодателя;
• кому подчиняется — напрямую руководителю или руководителю кадровой службы.

Должностные обязанности рекрутера

Базовый перечень для рекрутера, отвечающего за поиск и первичный отбор кандидатов. Таблица — типовое разделение, а не исчерпывающий список: в компании без отдельного рекрутера часть функций правого столбца может выполнять сам руководитель.

Зона работы	Обычные функции рекрутера	Что остаётся у руководителя подразделения	Что согласовать
Заявка на подбор	Собирает заявку, уточняет требования и условия работы	Согласовывает итоговую заявку и бюджет на подбор	Срок закрытия вакансии
Публикация вакансии	Готовит и размещает объявления без дискриминационных условий	Содержательные требования к должности задаёт руководитель подразделения	Кто проверяет текст вакансии перед публикацией
Поиск и первичный отбор	Ищет кандидатов, ведёт отбор резюме и телефонное интервью	—	Критерии первичного отсева
Собеседования	Организует встречи с руководителем подразделения, даёт обратную связь кандидату	Решение о найме — за руководителем подразделения	Срок обратной связи кандидату после встречи
Персональные данные кандидатов	Обрабатывает ПДн в объёме, необходимом для подбора, хранит по установленному сроку	Срок хранения резюме отказников утверждает работодатель	Порядок уничтожения резюме по истечении срока
Передача на оформление	Готовит документы для оформления приёма, сопровождает кандидата до даты выхода	Оформление трудового договора и приказа — за кадровиком	Момент передачи данных кандидата кадровику

• давать кандидату, которому отказано в заключении трудового договора, письменный мотивированный ответ по его письменному требованию в срок, установленный ТК РФ;
• не запрашивать у кандидата сведения, не связанные с деловыми качествами и не предусмотренные законодательством;
• вести данные о подборе и отчётность по закрытым вакансиям в установленной форме и в установленный срок.

Где заканчиваются обязанности рекрутера

Фраза «занимается подбором персонала» не говорит, кто принимает решение о найме и кто готовит документы после него. Одной такой фразой в инструкции нельзя переносить на рекрутера:

• решение о найме конкретного кандидата — оно остаётся за руководителем подразделения, рекрутер организует процесс отбора и передаёт рекомендацию;
• оформление приёма, трудового договора и приказа — это функция кадровика, рекрутер передаёт ему документы кандидата;
• определение содержательных требований к вакансии (обязанности, зарплатная вилка) — задаёт руководитель подразделения, рекрутер формулирует объявление на основе этих требований.

Если в штате есть отдельная должность специалиста по кадрам, стоит сверить обе инструкции, чтобы момент передачи документов кандидата не завис между двумя должностями.

Нужен ли профстандарт

Деятельность рекрутера описывает профстандарт 07.003 «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н), обобщённая трудовая функция B «Деятельность по обеспечению персоналом»: поиск, привлечение, оценка и отбор кандидатов. Для коммерческой организации он рекомендателен (ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ) — работодатель вправе установить требования к квалификации самостоятельно, а функция B служит источником формулировок для трудовых функций инструкции.

По функции B профстандарт описывает уровень квалификации 6 — высшее образование (бакалавриат) либо непрофильное высшее образование и профессиональная переподготовка в области управления персоналом; требований к стажу практической работы стандарт не устанавливает. Указывать это в инструкции стоит, только если работодатель выбрал профстандарт источником требований к квалификации.

Что должно быть в инструкции: пять разделов

• Общие положения. Кому подчиняется, кем назначается и увольняется; на каком этапе заканчивается участие рекрутера в найме.
• Трудовые функции. Укрупнённо: сбор заявок на подбор, поиск и отбор кандидатов, организация собеседований, ведение отчётности по подбору.
• Должностные обязанности. Развёрнутый перечень по этапам воронки найма — см. таблицу выше, с явными сроками ответа кандидату.
• Права. Запрашивать у подразделений уточнение требований к вакансии; отклонять заявки с дискриминационными требованиями, уведомив руководителя.
• Ответственность. Дисциплинарная — за нарушение сроков ответа кандидату и порядка размещения вакансий; отдельно стоит указать, что штраф за дискриминационную вакансию по КоАП РФ налагается на организацию и должностное лицо, а не автоматически на рекрутера.

Фрагмент образца должностной инструкции

Фрагмент из нашего шаблона. Полная версия включает все пять разделов и настраивается под ваши каналы поиска и этапы найма.

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет трудовую функцию, обязанности, права и ответственность работника в должности «Рекрутер».

1.2. Работник назначается и освобождается от должности приказом руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно ______________________ (указать: руководитель Организации / руководитель кадровой службы).

1.4. Требования к квалификации: ______________________ (указать по профстандарту 07.003 либо самостоятельно установленные работодателем).

1.5. В своей деятельности работник руководствуется трудовым законодательством Российской Федерации, законодательством о занятости населения, локальными нормативными актами Организации, настоящей должностной инструкцией.

3. Должностные обязанности

Работник обязан:

3.1. Собирать заявки подразделений на подбор, уточнять требования к должности и условия работы.

3.2. Готовить и размещать объявления о вакансиях без требований, не связанных с деловыми качествами работника.

3.3. Осуществлять поиск кандидатов по согласованным каналам, вести первичный отбор резюме и телефонное интервью.

3.4. Обрабатывать персональные данные кандидатов только при наличии правового основания и в объёме, необходимом для подбора.

[В полной версии — раздел 2 «Трудовые функции», раздел 4 «Права», раздел 5 «Ответственность», формулировки под ваши каналы поиска и сроки.]

Можно ли скачать бесплатный образец

Можно — фрагмент выше показывает структуру документа. Вопрос в том, что делать с пропусками, которые в общем образце не заполнены.

Первый пропуск — инструкция скопирована у кадровика. В ней появляются оформление трудовых договоров и ведение личных дел — функции, которые рекрутер обычно не выполняет, а решение о найме и оформлении принимают другие.

Второй пропуск — сроки. Общая фраза «даёт обратную связь кандидатам» не говорит, в какой срок нужно ответить на письменное требование объяснить причину отказа, а именно этот срок закон устанавливает прямо.

Поэтому честный ответ: бесплатный образец полезен, чтобы понять объём документа. Подписывать стоит инструкцию, собранную под ваши каналы поиска и этапы найма, — мы делаем это за 690 ₽ в течение рабочего дня после оплаты.

Что специфично для этой должности

• Запрет дискриминации в вакансиях. Распространение информации о вакансии с ограничениями по полу, возрасту, месту жительства и другим признакам, не связанным с деловыми качествами, прямо запрещено (ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ) и штрафуется по ст. 13.11.1 КоАП РФ — отдельно для должностного лица и для организации.
• Срок мотивированного отказа. По письменному требованию кандидата, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину в письменной форме не позднее семи рабочих дней (ст. 64 ТК РФ). Срок стоит закрепить в инструкции явно.
• Персональные данные кандидатов — до трудоустройства. Это отдельная категория ПДн: у работодателя должно быть правовое основание для их обработки, установленный срок хранения и порядок уничтожения резюме, не приведших к найму.
• Проверка сведений о кандидате. Допустима только теми способами и в тех пределах, которые установлены законодательством и локальными актами, — не любые сведения о личной жизни, состоянии здоровья или убеждениях можно запрашивать даже с согласия кандидата.

Нормы, на которые опирается инструкция: ст. 3, 64 ТК РФ; ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ; профстандарт 07.003 (приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н); ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в РФ»; ст. 13.11.1 КоАП РФ; Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных».

Типичные ошибки шаблонов из интернета

• Используется инструкция специалиста по кадрам. У рекрутера нет делопроизводства, зато есть воронка найма — эти обязанности не взаимозаменяемы.
• Нет запрета на дискриминационные формулировки в вакансии, хотя это требование закона, а не пожелание, и его нарушение штрафуется отдельно.
• Не указан срок ответа кандидату, хотя закон устанавливает конкретное число рабочих дней для письменного мотивированного отказа.
• Не зафиксирована судьба резюме отказников — ни срок хранения, ни порядок уничтожения, хотя это отдельная категория персональных данных.
• Нет измеримых обязанностей (сроки закрытия вакансий, этапы отбора), из-за чего спор о премии превращается в спор о словах.

Что ещё оформить при приёме рекрутера

Инструкция — только один из документов приёма, которые запрашивают при проверке. Для рекрутера отдельно стоит учесть два момента.

• Обязательство о неразглашении — рекрутер видит данные кандидатов, вилки оплаты труда и внутренние процедуры подбора; входит в полный комплект, если отметить его в анкете.
• Локальный акт о сроке хранения резюме — определяет, сколько компания хранит анкеты кандидатов, не приведшие к найму; в комплект оформления приёма сотрудника не входит, работодатель готовит его отдельно.

Остальное стандартно: трудовой договор, приказ о приёме, согласие на обработку персональных данных и лист ознакомления с локальными актами. Заполните анкету — предпросмотр соберёт полный состав комплекта под вашу ситуацию.

Чек-лист перед утверждением

• вакансии не содержат условий, не связанных с деловыми качествами кандидата;
• указан срок письменного мотивированного отказа кандидату — не позднее семи рабочих дней;
• зафиксирован срок хранения и порядок уничтожения резюме отказников;
• указан момент передачи документов кандидата кадровику для оформления;
• граница с кадровиком прописана, а не подразумевается;
• инструкция утверждена приказом, работник ознакомлен под подпись.

Вопросы по должности

Обязателен ли профстандарт 07.003 для рекрутера?

Нет, для коммерческой организации профстандарт 07.003 «Специалист по управлению персоналом» (приказ Минтруда от 09.03.2022 № 109н), обобщённая функция B «Деятельность по обеспечению персоналом», рекомендателен (ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ). Работодатель вправе установить свои требования к квалификации, а функция B — источник формулировок для инструкции.

В какой срок нужно дать кандидату письменный мотивированный отказ?

Не позднее семи рабочих дней со дня предъявления кандидатом письменного требования сообщить причину отказа (ст. 64 ТК РФ). Срок стоит закрепить в инструкции явно, а не общей фразой «сообщает причину отказа», — именно нарушение срока чаще всего становится предметом жалобы.

Что нельзя писать в вакансии?

Любые требования, не связанные с деловыми качествами работника, — ограничения по полу, возрасту, месту жительства и другим признакам прямо запрещены (ст. 3 ТК РФ, ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в РФ»). За нарушение предусмотрен штраф по ст. 13.11.1 КоАП РФ — отдельно для должностного лица и для организации.

Сколько хранить резюме и анкеты кандидатов?

Срок устанавливает сам работодатель локальным актом — закон не задаёт единую цифру для резюме, полученных напрямую от кандидата. По истечении установленного срока резюме и анкеты, не приведшие к найму, уничтожаются в установленном порядке; хранить их «на всякий случай» бессрочно не стоит.

Чем рекрутер отличается от кадровика?

Рекрутер ищет и оценивает кандидатов до решения о найме. Кадровик оформляет документы по уже принятому решению: приём, переводы, отпуска, увольнения. Это разные обобщённые трудовые функции одного профстандарта 07.003, и смешивать их обязанности в одной инструкции не стоит. Подробнее — в должностной инструкции специалиста по кадрам.

Нужно ли согласие кандидата на обработку резюме?

Зависит от канала и стадии. Резюме, которое кандидат прислал сам, обрабатывается до решения по вакансии без отдельного согласия — по разъяснениям Роскомнадзора о ПДн соискателей. После отказа хранить его дальше, например в кадровом резерве, можно только с отдельным согласием кандидата на этот случай. Если установить отправителя резюме достоверно нельзя, действуют отдельные правила — этот случай стоит вынести за рамки типовой инструкции.

Похожие должности

Специалист по кадрам · Юрисконсульт · Офис-менеджер · SMM-менеджер