Должностная инструкция секретаря — образец 2026 года

Актуально на 21 сентября 2026 · Проверено: Юлия Исакова, HR-специалист, стаж 15 лет

Секретарская должность существует десятилетиями, и старые шаблоны это выдают: «ведение журнала машинописных работ» и телефонограммы вместо СЭД и мессенджеров. Современная инструкция секретаря должна описывать электронный документооборот и регистрацию, а не переписанный справочник девяностых годов.

Вторая проблема серьёзнее: типовой образец редко проводит границу между тем, что секретарь делает сам, и тем, на что ему нужны отдельно оформленные полномочия — например, право подписывать или получать документы от имени руководителя. На этой странице — как закрыть оба пробела.

Что определить до составления инструкции

Прежде чем описывать обязанности, стоит зафиксировать вводные, которые определяют содержание документа:

• кого именно обслуживает секретарь — одного руководителя, приёмную в целом или несколько подразделений;
• какая система документооборота используется — СЭД, почта, бумажные журналы — и что из этого ведёт секретарь;
• нужна ли работа с электронной подписью и доверенностями руководителя;
• режим доступа к документам ограниченного доступа — что секретарь вправе видеть и передавать дальше;
• совмещает ли секретарь функции офис-менеджера — если да, это отдельный пункт, а не подразумеваемое расширение обязанностей.

Должностные обязанности секретаря

Базовый перечень для секретаря, ведущего документооборот и приём обращений в пределах поручений руководителя. Таблица — типовое разделение, а не исчерпывающий список.

Зона работы	Обычные функции секретаря	Что остаётся у руководителя	Что согласовать
Приём обращений и звонков	Приём, переадресация, фиксация сообщений для адресатов	Содержательный ответ по существу вопроса — у адресата	Как фиксируется факт передачи сообщения
Регистрация документов	Ведение журналов и реестров, приём и отправка корреспонденции	Решение по содержанию документа — у профильного сотрудника	Срок регистрации входящего документа
Подготовка проектов писем	Готовит проекты по поручению, организует согласование и рассылку	Содержание документа и решение о подписании — у автора поручения	Кто визирует документ перед отправкой
Формирование дел и архив	Формирование дел по номенклатуре, обеспечение сохранности документов	Утверждение номенклатуры дел — у руководителя	Сроки передачи дел в архив
Совещания и приём посетителей	Оповещение участников, подготовка помещения и материалов, оформление пропусков	Повестку определяет инициатор совещания	Кто оформляет пропуск, если секретарь отсутствует
Подписание и представительство	Без отдельных полномочий — не подписывает и не представляет компанию	Право подписи остаётся у руководителя	Нужна ли доверенность или МЧД на конкретные операции

• соблюдать установленный работодателем порядок работы с документами ограниченного доступа;
• обрабатывать персональные данные, содержащиеся в поступающих документах, только в объёме, необходимом для регистрации и передачи;
• незамедлительно передавать руководителю документы, требующие срочного рассмотрения, включая обращения контролирующих органов и судебные документы.

Где заканчиваются обязанности секретаря

Фраза «ведёт документооборот» ничего не говорит о том, вправе ли секретарь подписывать документы или представлять компанию перед третьими лицами. Без отдельного указания на полномочия одной этой фразой нельзя переносить на секретаря:

• право подписи документов от имени руководителя — оно передаётся отдельно приказом или доверенностью с конкретным перечнем документов;
• персональную поддержку руководителя за рамками документооборота (личные поручения, сопровождение) — это функция помощника руководителя, если такая должность выделена отдельно;
• снабжение и хозяйственное обеспечение офиса — это работа офис-менеджера, даже если секретарь иногда заказывает канцелярию для приёмной.

Если в штате есть отдельная должность офис-менеджера, стоит сверить обе инструкции, чтобы приём посетителей и корреспонденции не оказался прописан у обоих одновременно.

Нужен ли профстандарт

Для секретарской работы действует профстандарт 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (приказ Минтруда от 15.06.2020 № 333н). Для коммерческой организации он рекомендателен (ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ): работодатель вправе установить требования к квалификации сам, а стандарт служит основой для формулировок трудовых функций — приём и регистрация документов, организационная поддержка руководителя, работа с номенклатурой дел.

Требования к квалификации становятся обязательными только тогда, когда это прямо установлено законом для конкретной категории работодателей — для секретаря коммерческой организации таких отдельных требований нет. Это не повод писать инструкцию произвольно: формулировки стандарта помогают избежать типовых пробелов вроде отсутствия пункта о номенклатуре дел.

Что должно быть в инструкции: пять разделов

• Общие положения. Кого обслуживает секретарь, кому подчиняется, кем назначается и увольняется.
• Трудовые функции. Укрупнённо: приём обращений, регистрация и движение документов, организационная поддержка совещаний и приёма посетителей.
• Должностные обязанности. Развёрнутый перечень по зонам — см. таблицу выше, включая явное указание на отсутствие права подписи без отдельных полномочий.
• Права. Требовать от исполнителей правильного оформления документов, передаваемых на регистрацию и отправку; запрашивать сведения, необходимые для этой работы.
• Ответственность. Дисциплинарная — за нарушение сроков регистрации и порядка работы с документами; материальная — в пределах среднего заработка без отдельного договора (ст. 241 ТК РФ).

Фрагмент образца должностной инструкции

Фрагмент из нашего шаблона. Полная версия включает все пять разделов и настраивается под ваш документооборот и подчинение.

1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция определяет трудовую функцию, обязанности, права и ответственность работника в должности «Секретарь».

1.2. Работник назначается и освобождается от должности приказом руководителя Организации.

1.3. Работник подчиняется непосредственно ______________________ (указать: руководитель Организации / иное должностное лицо).

1.4. Требования к квалификации устанавливаются работодателем; обязательных требований законодательство для должности не предусматривает.

1.5. В своей деятельности работник руководствуется законодательством о делопроизводстве, локальными нормативными актами Организации, настоящей должностной инструкцией.

3. Должностные обязанности

Работник обязан:

3.1. Принимать входящие звонки и обращения, переадресовывать их по назначению, фиксировать сообщения для адресатов.

3.2. Принимать, регистрировать и передавать входящую корреспонденцию; оформлять и отправлять исходящую.

3.3. Готовить проекты писем и документов по поручению руководителя, обеспечивать их согласование и рассылку.

3.4. Формировать дела в соответствии с номенклатурой дел, обеспечивать сохранность документов и их передачу в архив в установленные сроки.

[В полной версии — раздел 2 «Трудовые функции», раздел 4 «Права», раздел 5 «Ответственность», формулировки под ваш документооборот и полномочия.]

Можно ли скачать бесплатный образец

Можно — фрагмент выше показывает структуру документа. Вопрос в том, что делать с пропусками, которые в общем образце не заполнены.

Первый пропуск — устаревшая терминология. Многие бесплатные образцы описывают машинописные работы и телефонограммы, потому что скопированы из справочников прошлых десятилетий; современный документооборот в СЭД и почте в них попросту не упомянут.

Второй пропуск — вопрос полномочий. Типовой образец редко разделяет ведение документооборота и право подписывать или представлять компанию — а это ровно то, что важно при споре о полномочиях секретаря.

Поэтому честный ответ: бесплатный образец полезен, чтобы понять объём документа. Подписывать стоит инструкцию, собранную под вашу систему документооборота и полномочия секретаря, — мы делаем это за 690 ₽ в течение рабочего дня после оплаты.

Что специфично для этой должности

• Право подписи и электронная подпись секретаря. Сама по себе инструкция секретаря не даёт права подписывать документы или представлять компанию. Если секретарь должен подписывать электронные документы от имени организации, он делает это собственной электронной подписью — подписью руководителя пользоваться нельзя, владелец подписи обязан хранить ключ в тайне (63-ФЗ, ст. 10). Полномочия на такое подписание оформляются машиночитаемой доверенностью (МЧД) с 01.09.2024 (63-ФЗ, ст. 17.2), если секретарь не указан в ЕГРЮЛ как представитель.
• Документы ограниченного доступа. Пункт о соблюдении установленного порядка работы с такими документами остаётся в инструкции независимо от того, оформлено ли отдельное обязательство о неразглашении, — он отсылает к локальному порядку компании.
• Обязательство о неразглашении — по решению работодателя. Типовая секретарская функция не предполагает автоматического доступа к коммерческой тайне, но у этой должности он часто складывается фактически: если это ваш случай, включите условие в анкету.
• Данные в поступающих документах. Через регистрацию проходят обращения, заявления, судебные и кадровые документы с персональными данными — секретаря нужно включить в перечень лиц, допущенных к обработке ПДн, в объёме, необходимом для регистрации и передачи.

Нормы, на которые опирается инструкция: ст. 241 ТК РФ; ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ; профстандарт 07.002 (приказ Минтруда от 15.06.2020 № 333н); Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»; Федеральный закон от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» (ст. 10, 17.2 — машиночитаемая доверенность). Применимость конкретной формы доверенности к вашей ситуации стоит подтвердить отдельно.

Типичные ошибки шаблонов из интернета

• Инструкция описывает делопроизводство девяностых годов. Журнал машинописных работ и телефонограммы вместо СЭД, почты и мессенджеров, которыми компания реально пользуется.
• Не разведены документооборот и право подписи. Формулировка «ведёт документооборот» без уточнения полномочий создаёт неясность, вправе ли секретарь подписывать документы за руководителя.
• Нет границы с офис-менеджером. Приём посетителей и корреспонденции прописан у обеих должностей одинаково — при разделении ролей это прямой источник конфликта обязанностей.
• Пропущен пункт о документах ограниченного доступа. Секретарь одним из первых видит документы, которые не предназначены для широкого круга, а инструкция об этом молчит.
• Не указан срок регистрации входящих документов. Без срока невозможно предъявить претензию за задержку при проверке или служебном разбирательстве.

Что ещё оформить при приёме секретаря

Инструкция — только один из документов приёма, которые запрашивают при проверке. Для секретаря отдельно стоит учесть два момента.

• Обязательство о неразглашении — входит в полный комплект, если отметить его в анкете; для секретаря стоит рассмотреть отдельно из-за характера доступной информации.
• Доверенность на конкретные полномочия — если секретарь подписывает документы собственной электронной подписью от имени компании (МЧД) или представляет компанию перед третьими лицами; в комплект оформления приёма не входит, работодатель готовит её отдельно.

Остальное стандартно: трудовой договор, приказ о приёме, согласие на обработку персональных данных и лист ознакомления с локальными актами. Заполните анкету — предпросмотр соберёт полный состав комплекта под вашу ситуацию.

Чек-лист перед утверждением

• система документооборота указана конкретно, а не общей фразой «ведёт делопроизводство»;
• явно указано, что секретарь не подписывает и не представляет компанию без отдельных полномочий;
• решён вопрос обязательства о неразглашении — оформлять или нет;
• отражён порядок работы с документами ограниченного доступа;
• граница с офис-менеджером и помощником руководителя прописана, а не подразумевается;
• инструкция утверждена приказом, работник ознакомлен под подпись.

Вопросы по должности

Чем секретарь отличается от делопроизводителя?

Разные акценты одной профессиональной области. Делопроизводитель сосредоточен на регистрации и движении документов, секретарь дополнительно обеспечивает организационную поддержку конкретного руководителя — приём, звонки, совещания. В штатном расписании фиксируется то название, которое реально описывает нагрузку.

Обязателен ли профстандарт 07.002 для секретаря?

Нет. Профстандарт 07.002 «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» (приказ Минтруда от 15.06.2020 № 333н) для коммерческой организации рекомендателен (ч. 2 ст. 195.3 ТК РФ) — работодатель вправе установить свои требования к квалификации, а формулировки трудовых функций стандарта удобно использовать как основу.

Нужно ли секретарю обязательство о неразглашении?

Прямо не обязательно по умолчанию, но для этой должности стоит рассмотреть отдельно: секретарь чаще других сотрудников видит переписку, черновики решений и документы до их официального оформления. Если в компании введён режим коммерческой тайны, распространить его на секретаря — логичный шаг.

Может ли секретарь подписывать документы от имени руководителя?

Сам по себе трудовой договор и должностная инструкция такого права не дают. Право подписи или право представлять компанию, например при получении корреспонденции от её имени, оформляется отдельно приказом или доверенностью с указанием конкретных полномочий. Если секретарь подписывает электронные документы от имени компании и сам не указан в ЕГРЮЛ как представитель, с 01.09.2024 применяется машиночитаемая доверенность (МЧД, 63-ФЗ, ст. 17.2) — секретарь подписывает собственной электронной подписью в пределах полномочий из МЧД; подписью руководителя пользоваться нельзя, владелец обязан хранить ключ подписи в тайне (63-ФЗ, ст. 10).

Как быть с документами ограниченного доступа, если обязательство о неразглашении не оформлено?

Пункт о соблюдении установленного работодателем порядка работы с документами ограниченного доступа остаётся в инструкции в любом случае — он отсылает к локальному порядку компании, а не к отдельному обязательству о неразглашении. Само обязательство добавляется, если работодатель выбрал этот пункт в комплекте документов приёма.

Чем секретарь отличается от офис-менеджера?

Секретарь ведёт документооборот и обслуживает конкретного руководителя, офис-менеджер отвечает за офис целиком — снабжение, оргтехнику, подрядчиков. В малом бизнесе роли объединяют, но в трудовых документах должна быть одна должность с полным перечнем обязанностей. Подробнее — в должностной инструкции офис-менеджера.

Похожие должности

Офис-менеджер · Ассистент руководителя · Юрисконсульт · Специалист по кадрам